Au fil des années, nos documents papiers ont progressivement fait place à leurs homologues numériques. Préserver l’environnement, gagner de la place, faciliter le partage et l’archivage… Les avantages de la numérisation sont multiples. Dans cet article, nous allons voir comment vous pouvez numériser un document et l’envoyer par mail en quelques étapes simples. Prêt à vous lancer dans l’aventure du numérique ? C’est parti !
Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
La numérisation est le processus de conversion de documents physiques en format numérique. Cela consiste à scanner un document avec un appareil spécialisé, puis à sauvegarder l’image numérisée sur un ordinateur ou un autre dispositif de stockage. La numérisation de documents offre une pléthore d’avantages, parmi lesquels une facilité de partage, un stockage optimisé et une accessibilité accrue.
Comment numériser un document ?
Avant de pouvoir envoyer un document par mail, vous devez d’abord le numériser. Voici comment vous pouvez le faire :
- Préparez votre imprimante scanner : Assurez-vous que votre imprimante est bien connectée à votre ordinateur et que les pilotes logiciels appropriés sont installés. Si votre imprimante a une fonction de numérisation intégrée, vous pouvez l’utiliser. Sinon, vous aurez besoin d’un scanner séparé.
- Placez le document sur le scanner : Ouvrez le couvercle du scanner et placez votre document face vers le bas sur la vitre. Fermez le couvercle.
- Lancez la numérisation : Sur votre ordinateur, ouvrez l’application de numérisation. Cette dernière peut varier en fonction de votre système d’exploitation (Windows, MacOS, etc.). Cliquez sur le bouton "Nouveau scan" ou "Scan".
- Réglez les paramètres de numérisation : Vous pouvez choisir le type de fichier dans lequel vous voulez sauvegarder votre document (PDF, JPEG, etc.), la résolution (plus elle est élevée, plus la qualité de l’image numérisée sera bonne), la couleur, etc. Une fois que vous avez réglé tous les paramètres, appuyez sur le bouton "Aperçu" pour voir comment votre document va apparaître une fois numérisé.
- Numérisez le document : Si vous êtes satisfait de l’aperçu, appuyez sur le bouton "Numériser". Le scanner va alors numériser votre document et le sauvegarder sur votre ordinateur.
- Enregistrez votre document numérisé : Vous pouvez choisir l’emplacement où vous voulez sauvegarder votre document et lui donner un nom. Veillez à le sauvegarder dans un endroit où vous pourrez facilement le retrouver ensuite.
Comment envoyer un document numérisé par mail ?
Maintenant que votre document est numérisé, vous pouvez l’envoyer par mail. Voici comment faire :
- Ouvrez votre boîte mail : Connectez-vous à votre compte mail sur votre ordinateur. Cliquez sur le bouton "Nouveau message" ou "Rédiger".
- Rédigez votre mail : Entrez l’adresse mail du destinataire dans le champ "À", ajoutez un sujet à votre mail et rédigez votre message.
- Ajoutez le document numérisé en pièce jointe : Cliquez sur le bouton "Joindre un fichier" ou "Pièce jointe". Une fenêtre s’ouvrira vous permettant de naviguer sur votre ordinateur pour retrouver votre document numérisé. Une fois que vous l’avez trouvé, cliquez dessus puis sur le bouton "Ouvrir" ou "Joindre".
- Envoyez votre mail : Une fois que votre document est attaché à votre mail, vous pouvez cliquer sur le bouton "Envoyer".
La numérisation est un outil de plus en plus précieux dans notre monde moderne. Elle permet non seulement de gagner de la place en réduisant la quantité de papier utilisée, mais aussi de partager rapidement et facilement des documents. Savoir numériser un document et l’envoyer par mail est donc une compétence essentielle à maîtriser. N’oubliez pas : le futur est numérique. Ne restez pas à la traîne !
